Kërkesat për informata me karakter publik: Mungon procedurë e brendshme për përgjigje tek institucionet

Disa institucione përgjigjen me kohë, por të tjera presin afatin e fundit ose i injorojnë kërkesat për qasje në informata me karakter publik, pavarësisht se ka dënime në bazë të Ligjit për Qasje në Informatat me Karakter Publik. Për të shmangur këtë rashomoniadë, është e nevojshme që çdo institucion të fusë procedura të brendshme për trajtimin e kërkesave për qasje të lirë në informatat me karakter publik, shkruan Meta.mk.

Fondacioni Metamorfozis, me mbështetjen e Fondacionit Shoqëri e Hapur – Maqedoni dhe Fondacionin Kombëtar për Demokraci, edhe këtë vit e realizoi hulumtimin. “Vlerësimi i qeverisjes së mirë të pushtetit ekzekutiv në Maqedoninë e Veriut dhe në rajon përmes Indeksit të Hapjes”. Hulumtimi i përgatitur në bashkëpunim me partnerët nga rrjeti rajonal i OSHC-ve – Llogaridhënie, Teknologji dhe Rrjet i Institucioneve të Hapura në Evropën Juglindore (ACTION SEE) në katër vende nga Ballkani Perëndimor – Maqedonia e Veriut, Serbia, Mali i Zi dhe Bosnja dhe Hercegovina, jep rekomandime të rëndësishme dhe për përgjigje efikase dhe në kohë ndaj kërkesave për qasje në informatat me karakter publik të dorëzuara tek institucionet.

Në pjesën e Maqedonisë së Veriut, autorja e punimit, Dançe Danillovska-Bajdevska nga Fondacioni Metamorfozis, thekson për Meta.mk se gjatë matjes së Indeksit të Hapjes për këtë vit, e për të vlerësuar kohën e pritjes pas kërkesës së dorëzuar tek institucionet, Fondacioni Metamorfozis u dërgoi një kërkesë identike për qasje në informata 36 institucioneve të pushtetit ekzekutiv, nga të cilat 27 institucione (75 për qind) u përgjigjën me kohë brenda afatit ligjor, por paka para skadimit të afatit 20-ditor.

“Duke pasur parasysh se institucionet nuk veprojnë ‘menjëherë’ në lidhje me kërkesat e parashtruara, siç është e rregulluar me Ligj, por e presin fundin e afatit ligjor, disa vite me radhë e theksojmë nevojën e futjes së procedurave të brendshme, të cilat do të mundësojnë komunikim më të mirë brenda në institucione dhe “përpunimin” e kërkesës nga personat zyrtarët tek personat përkatës/përgjegjës në institucion, dhe më pas “prapa” te zyrtari, në mënyrë që kërkuesi të marrë përgjigje në lidhje me kërkesën më shpejt se afati maksimal ligjor (20 ditë),” shpjegon Dançe Danillovska-Bajdevska nga Fondacioni Metamorfozis.

Ajo thotë se institucionet që kanë vendosur procedura të brendshme për trajtimin e kërkesave për qasje të lirë në informatat me karakter publik janë përjashtim në pritjen e afatit të fundit për t’u përgjigjur.

“Rekomandimi ynë është që të futen procedura të brendshme që do të rregullojnë procedurën nga marrja e kërkesës e deri në dorëzimin e përgjigjes me afate dhe persona përgjegjës brenda çdo institucioni. Gjithashtu, mendoj se duhet të futen procedura të brendshme që do të parashikojnë persona përgjegjës të cilët do t’i dorëzojnë informacionet e reja të cilat i krijon ose me të cilat disponon institucioni, tek Sektorët për Komunikim apo personave të TI-së, në mënyrë që ato të publikohen në kohë dhe në mënyrë aktive, pa u kërkuar më parë” – thotë Dançe Danillovska-Bajdevska.

Madje edhe për qëllimet e vetë hulumtimit, Fondacioni Metamorfozis mori përgjigje pas afatit ligjor prej 20 ditësh për kërkesat për qasje të lirë në informatat me karakter publik nga Ministria e Kulturës, Ministria e Shëndetësisë, Drejtoria e Policisë Financiare, Inspektorati Shtetëror për Inspektim Teknik dhe Sekretariati për Çështje Evropiane. Disa nga institucionet, si p.sh. Arkivi Shtetëror, Byroja e Ekspertizës Mjeko-Ligjore, Inspektorati Shtetëror i Pyjeve dhe Gjuetisë dhe Inspektorati Shtetëror i Tregut, i kanë injoruar kërkesat e parashtruara dhe nuk i janë përgjigjur fare pyetjeve.

Dançe Danillovska-Bajdevska nga Fondacioni Metamorfozis sqaron se efikasiteti në qasjen në informata nuk varet nga numri i zyrtarëve në institucion.

“Për shembull, në Ministrinë e Bujqësisë, Pylltarisë dhe Ekonomizimit të Ujërave, madje 24 persona janë përgjegjës për ndërmjetësimin për qasje të lirë në informata, ndërsa sipas Indeksit të Hapjes, niveli i hapjes së këtij institucioni prej 61,18% është nën mesataren që e arrijnë së bashku Qeveria dhe ministritë. Nga ana tjetër, Ministria e Mbrojtjes ka vetëm dy zyrtarë, mirëpo janë institucioni më i hapur sipas Indeksit rajonal me 89,72% përmbushje të treguesve” – thotë Danillovska-Bajdevska.

Nga Agjencia për Mbrojtjen e të Drejtës për Qasje të Lirë në Informata me Karakter Publik për Meta.mk thonë se nuk kanë të dhëna konkrete nëse institucionet si posedues të informatave kanë procedurat e tyre të brendshme për trajtimin e kërkesave për qasje të lirë në informata me karakter publik. Megjithatë, ata sqarojnë se gjatë trajnimeve të rregullta që zhvillojnë për zyrtarët, në vazhdimësi e theksojnë nevojën e futjes së procedurave të brendshme për rregullimin e trajtimit të kërkesave për qasje të lirë në informatat me karakter publik.

“Qëllimi i këtyre procedurave është të dihet saktësisht roli i secilit nëpunës administrativ, si dhe roli i strukturës drejtuese te poseduesi i informacionit, me qëllim të trajtimit në kohë të kërkesave të marra për qasje të lirë në informatat me karakter publik” – thonë nga Agjencia.

Në të njëjtën kohë, ata e theksojnë nevojën për publikim proaktiv, transparent dhe llogaridhënës të informatave me karakter publik në faqet e internetit të poseduesve të informatave.

Me këtë rast, Agjencia u rekomandon poseduesve të informatave që të miratojnë procedurën e tyre të brendshme për publikimin proaktiv të informatave me karakter publik, duke theksuar si model Doracakun për publikimin proaktiv të informatave, i cili është miratuar nga ana e tyre.

Për sa i përket arsyeve për mospërgjigjje në kërkesat e parashtruara për qasje të lirë në informata me karakter publik apo për përgjigjen e tyre pas afatit ligjor prej 20 ditësh, nga Agjencia thonë se mund të vetëm të supozojnë se pse ndodh që të mos përgjigjen apo të ofrojnë informacion pas afatit të përcaktuar ligjërisht prej 20 ditësh.

“Nga praktika e deritanishme, Agjencia konstaton se arsyeja nuk është gjithmonë tek personat zyrtarë për ndërmjetësim me informatat me karakter publik, por arsyeja mund të kërkohet edhe në dorëzimin jo në kohë të të dhënave/informacioneve nga Sektori apo Njësia përkatëse tek personi zyrtar për ndërmjetësim me informatat me karakter publik, e nganjëherë arsyeja është në strukturat udhëheqëse në institucione – posedues të informatave”, shtojnë nga Agjencia.

Ministria e Mbrojtjes është institucioni më i hapur në Maqedoninë e Veriut sipas Indeksit rajonal me 89,72% përmbushje të treguesve, dhe me këtë është shembull pozitiv se si duhet të trajtohen kërkesat për qasje të lirë në informatat me karakter publik.

Për këtë arsye, Meta.mk e pyeti Ministrinë e Mbrojtjes së Maqedonisë për atë se cilat janë procedurat e tyre të brendshme për trajtimin e kërkesave të tilla. Ata sqarojnë se në parim, kërkuesve të informatave ata u përgjigjen brenda afatit ligjor, madje edhe në një afat më të shkurtër – për 10 deri në 15 ditë. Me vendim të Ministres së Mbrojtjes, kanë caktuar dy persona për të ndërmjetësuar me informatat me karakter publik. Nga Ministria e Mbrojtjes e sqarojnë procedurën e brendshme që e kanë vendosur.

“Pas marrjes së kërkesës për qasje të lirë në informata me karakter publik, personat zyrtarë për ndërmjetësim me informata me karakter publik e arkivojnë atë dhe në të njëjtën ditë ia dorëzojnë njësive organizative përkatëse që konsiderojnë se e posedojnë informacionin e kërkuar, me afat të caktuar për dërgimin e përgjigjes nga ana e tyre. Pas marrjes së përgjigjes nga njësitë organizative, zyrtarët për ndërmjetësimin me informatat me karakter publik përgatisin Aktvendim, të cilin ia dorëzojnë nënshkruesit të autorizuar për miratim. Pas miratimit, të njëjtën ia dorëzojnë kërkuesit të informacionit”, sqarojnë nga Ministria e Mbrojtjes.

Jo të gjitha institucionet dërgojnë zyrtarë në trajnime

Krahas mungesës së procedurave të brendshme për trajtimin e kërkesave për qasje të lirë në informatat me karakter publik, ajo që mungon në disa institucione është interesimi për vendosjen e procedurave të tilla, si dhe për fitimin e njohurive adekuate në këtë fushë. Me qëllim të tejkalimit të kësaj pengese, Agjencia për Mbrojtjen e të Drejtës për Qasje të Lirë në Informatat me Karakter Publik organizon rregullisht trajnime për zyrtarët e institucioneve.

Por, Dançe Danillovska Bajdevska nga Fondacioni Metamorfozis informon se në Indeksin e Hapjes për vitin 2022 është vërejtur se vetëm 50% e ministrive kanë theksuar se i kanë trajnuar punonjësit e tyre për procedurën për qasje të lirë në informata.

“Fatkeqësisht, edhe pse Agjencia për Mbrojtjen e të Drejtës për Qasje të Lirë në informata rregullisht organizon dhe zhvillon trajnime për zbatimin e Ligjit për Qasje të Lirë, interesimi nga personat zyrtarë, përkatësisht nga institucionet është shumë i vogël”, sqaron Danillovska-Bajdevska.

Fondacioni Metamorfozis rekomandon që në të ardhmen trajnimet e organizuara nga Agjencia për personat zyrtarë për qasje të lirë të jenë në formën e “trajnimit për trajnerët”, të cilët më pas do të zhvillonin trajnime në institucionet e tyre për pjesën më të madhe të punonjësve, me qëllim të  njoftimit të tyre me detyrimet që dalin nga Ligji për Qasje të Lirë në Informata me Karakter Publik.

Nga Agjencia për Mbrojtjen e të Drejtës për Qasje të Lirë në Informatat me Karakter Publik për Meta.mk sqarojnë se nga përvoja e tyre e deritanishme në kryerjen e trajnimeve për personat zyrtarë, ajo që duhet bërë në vazhdim është organizimi i tryezave të rrumbullakëta dhe i seancave për funksionarët apo drejtuesit e vetë institucioneve, si dhe trajnime për drejtuesit e sektorëve dhe të njësive te poseduesit e informacionit.

“Për ushtrimin e së drejtës për qasje të lirë në informatat me karakter publik, është jashtëzakonisht e rëndësishme që qëllimi i së drejtës dhe qëllimi i ligjit t’i prezantohet strukturës drejtuese të poseduesve të informatave, e jo vetëm zyrtarëve për ndërmjetësim me informatat me karakter publik”, thonë nga Agjencia për Mbrojtjen e së Drejtës për Qasje të Lirë në Informatat me Karakter Publik.

Ata shtojnë se do të ishte me përfitim të madh edhe mbajtja e punëtorive të veçanta, dy-ditore, në nivel rajonal në rajonet planifikuese, ku përmes ushtrimeve praktike dhe analizës së rasteve, zyrtarët për ndërmjetësim me informatat me karakter publik do të fitonin më shumë përvojë përmes ushtrimeve praktike, shkëmbimit të mendimeve dhe shembujve praktik pozitivë.

“Për realizimin e punëtorive të tilla nevojiten mjete financiare, të cilat Agjencia nuk i ka, andaj është i domosdoshëm bashkëpunimi me organizatat partnere dhe institucionet ndërkombëtare që do ta mbështesnin këtë projekt. Njëkohësisht, Agjencia rekomandon që të mos ndërrohen shpesh zyrtarët për ndërmjetësim me informatat me karakter publik, të cilët janë të trajnuar dhe kanë përvojë të fituar në praktikimin e qasjes në informata me karakter publik”, informojnë nga Agjencia.

Si një nga shembujt pozitivë në përgjigjen në kohë ndaj kërkesave për qasje në informata me karakter publik, nga Ministria e Mbrojtjes si poseduese e informatave thonë se zyrtarët, për hir të vazhdimësisë dhe njohurive të reja, ndjekin trajnime dhe seminare të reja të paktën 2-3 herë në vit nga Agjencia për Mbrojtjen e të Drejtës për Qasje të Lirë në Informatat me Karakter Publik.

Me procedurat e futura, institucionet mund të përgjigjen edhe brenda 15 ditëve

Një nga rekomandimet e Fondacionit Metamorfozis në hulumtimin “Vlerësimi i qeverisjes së mirë të pushtetit ekzekutiv në Maqedoninë e Veriut dhe në rajon përmes Indeksit të Hapjes” është që të bëhen ndryshime ligjore për të reduktuar afatin maksimal për t’iu përgjigjur kërkesave për qasje të lirë në informatat me karakter publik nga 20 në 15 ditë. Kjo është një periudhë e arsyeshme pritjeje sipas standardeve ndërkombëtare dhe praktikës së vendosur rajonale.

Autorja Dançe Danillovska-Bajdevska konsideron se një hap i tillë do të ishte i domosdoshëm, sepse realizimi i së drejtës për qasje të lirë në informata i paraprin realizimit të të drejtave të tjera të qytetarëve. Ajo që nevojitet është që institucionet ta përmirësojnë transparencën e tyre aktive, për të cilën gjë janë të obliguara me nenin 10 të Ligjit për Qasje në Informata me Karakter Publik.

“Nëse publikojnë gjithçka që është brenda fushës së punës sipas kompetencave të tyre, si dhe nëse i publikojnë në kohë informatat për të cilat kanë parë nga kërkesat se janë me interes për kërkuesit (p.sh. informacione lidhur me numrin e punësimeve), atëherë kërkesat me shkrim do të bëhen të rralla dhe afati për përgatitjen e përgjigjeve nuk do të jetë sfidë”, thotë Danillovska-Bajdevska.

Fondacioni Metamorfozis shton se në Indeksin e Hapjes së këtij viti, është vendosur rekomandimi për institucionet që të publikojnë në faqen e tyre të internetit përgjigjet me të cilat kanë ofruar qasje në informata në bazë të kërkesave të parashtruara, gjë që do të reduktonte përsëritjen e kërkesave të marra me shkrim për të njëjtat informacione deri te institucionet.

Nga Agjencia për Mbrojtjen e të Drejtës për Qasje të Lirë në Informatat me Karakter Publik për Meta.mk thonë se ekziston mundësia reale që afati për përgjigje të reduktohet në më së shumti 15 ditë nga dita e pranimit të kërkesës për qasje të lirë në informata. Ata sqarojnë se dispozita ligjore e detyron poseduesin e informacionit t’i përgjigjet menjëherë kërkesës së kërkuesit, edhe atë më së voni për 20 ditë nga marrja e tij.

Nga Ministria e Mbrojtjes, si një nga poseduesit e informacioneve për Meta.mk, u përgjigjën se pajtohen me rekomandimin që afati maksimal për t’iu përgjigjur kërkesave për qasje të lirë në informata me karakter publik, të zvogëlohet në 15 ditë, në vend të afatit aktual prej 20 ditësh.

Dançe Danillovska-Bajdevska nga Fondacioni Metamorfozis thekson se institucionet duhet të mësojnë nga njëra-tjetra, kështu që në rastet kur disa prej tyre kanë futur procedura të brendshme për trajtimin e kërkesave për qasje të lirë në informata me karakter publik, pikërisht këto institucione duhet t’i ndihmojnë të tjerët që ende nuk kanë arritur krijojnë procedura të tilla. Vetë procedurat duhet të jenë të thjeshta, me afate të përcaktuara dhe me persona përgjegjës brenda institucionit për trajtimin e kërkesës pas marrjes së saj deri në përcaktimin e datës së nënshkrimit.

Nga Fondacioni Metamorfozis theksojnë se duhet të merren parasysh tendencat e reja së bashku me proceset e digjitalizimit, të cilat imponojnë nevojën që në të ardhmen e afërt edhe tek ne theksi të vendoset më shumë tek transparenca aktive, gjë që do të duhej ta reduktojë ndjeshëm numrin e kërkesave të parashtruara në letër për qasje të lirë në informatat me karakter publik.