Ja si të zgjidhni indikatorët e duhur për të matur biznesin tuaj

Shkruan: Natyra Dika Krluku

Qëllimi kryesor i çdo biznesi është gjenerimi i fitimit. Pavarësisht nëse bëhet fjalë për një start-up apo një kompani të madhe, monitorimi i progresit është thelbësor për identifikimin e sfidave dhe pengesave gjatë rrugës. Vendosja e treguesve të duhur mundëson matjen e performancës në faza të ndryshme apo sektorë të caktuar, duke ndihmuar bizneset të kuptojnë se ku ndodhen dhe çfarë përpjekjesh duhen për të arritur objektivat.

Lord Kelvin ka thënë: “If you can’t measure it, you can’t improve it”. Kjo frazë përmbledh thelbin e rëndësisë së matjes së performancës. Prandaj është e nevojshme të kuptojmë rolin e treguesve të performancës.

Çfarë janë Indikatorët e Performancës?

Indikatorët, treguesit e performacës ose thjesht metrikat janë matje të përgjithshme që ndihmojnë në monitorimin e aktivitetit të biznesit. Mund të jenë matje që ndjekin trendët apo thjesht statistika të kuantifikuara si p.sh. numri i shitjeve mujore, numri i shkarkimeve (downloads) të një aplikacioni, etj.

Ata që bëjnë diferencën janë Indikatorët Kryesor të Peformancës (KPI – Key Performance Indicators) – metrika specifike që lidhen me objektivat kryesore të biznesit dhe matin suksesin e tij. Përdoren për të vlerësuar arritjet në raport me objektivat e paracaktuara financiare, operacionale apo strategjike, duke krahasuar performancën aktuale me standardet e industrisë ose me sukseset e mëparshme të kompanisë. Monitorimi i rregullt i KPI-ve u mundëson organizatave të vendosin objektiva të qarta dhe të shpërndajnë resurset në mënyrë efikase.

 Shembull: Numri i shitjeve mujore të produktit X është thjesht një metrike. Por nëse kemi një target të paracaktuar, si p.sh. 70 shitje mujore, kurse numri i shitjeve të realizuara është 100 kjo d.m.th. që ka rritje. Ky parametër tash me konsiderohet si KPI.

Si të zgjidhen KPI-të e duhur?

KPI-të duhet të korrespondojnë me rezultatet e dëshiruara të një biznesi dhe të jenë të matshëm, specifikë dhe tu vendoset afat kohor real (SMART metodologjia)

Hapat që duhet ndjekur për vendosjen e KPIve janë:

• Përcaktimi i objektivave kryesore – cilët janë synimet strategjike të biznesit?
• Definimi i rezultateve të synuara – çfarë duhet arritur?
• Vendosja e pragjeve – vendosje e pikës referuese, targeteve për të matur progresin.
• Evaluimi dhe ridefinimi – monitorimi i rregullt për të siguruar përputhjen me objektivat.

KPItë nxirën nga të dhëna që janë mbledhur, analizuar dhe përmbledhur për të ndihmuar vendimmarrjen në një biznes. Bizneset zakonisht matin dhe analizojnë KPI-të përmes softuerëve analitikë dhe mjeteve të raportimit për të marrë vendime të bazuara në të dhëna.

KPI hasen dhe maten pothuajse në çdo organizatë, dhe varësisht nga industria e operimet ndahen në kategori të ndryshme, më shpesh në KPI:

• Finaciarë – të ardhurat, fitimi neto, marzhet e fitimit, etj
• Të shitjeve – shitjet mujore, të ardhurat për klient, numri i klientëve të rij, etj
• Të marketingut – Trafiku në web faqe, Pëlqimet dhe komentet e faqes, Normat e angazhimit në mediat sociale, etj
• Të shërbimit ndaj klientit – Kënaqësia e klientit, Shkalla e mbajtjes së klientit, etj
• Të burimeve njerëzore – Produktiviteti i punonjësve, Kostoja për punësim të ri, Shkalla mujore e mungesave, etj

Për të shmangur konfuzionin dhe tej ngarkesën me metrika, bizneset duhet të zgjedhin vetëm ato KPI që kanë vërtet të rëndësi. Kjo e bën më të menaxhueshëm vendosjen, monitorimin si dhe qëllimin e tyre. Zakonisht janë matje të brendshme të përdorura nga menaxhmenti për të vlerësuar performancën e një të punësuari apo ekipi, projekti, departamenti deri te ato strategjike të kompanisë.

Ka raste kur KPI-të lidhen me shpërblime dhe bonuse, sidomos për shitësit, ku shkalla e komisionit varet nga performanca e tyre sipas KPI-ve të paracaktuara. Në raste të tilla duhet pasur kujdes në mënyrën se si vendosen, zgjidhen këto parametra.

Duke kuptuar dhe zbatuar KPI-të siç duhet, menaxherët mund të optimizojnë performancën e biznesit dhe të marrin vendime strategjike për sukses afatgjatë.